Certificazione UNI/PdR 125 e Pay Transparency: la guida per HR

La certificazione della parità di genere è oggi la richiesta più frequente che arriva a chi si occupa di persone in azienda, e arriva da due direzioni insieme: dalla direzione, che ha letto di esoneri contributivi e punti nei bandi, e dalla legge, perché il termine di recepimento della Direttiva UE 2023/970 sulla trasparenza retributiva, o salariale, è scaduto il 7 giugno 2026, e gli obblighi di comunicazione sul divario retributivo entrano in vigore per fasce: chi ha almeno 150 lavoratori comunica entro il 7 giugno 2027, chi ne ha fra 100 e 149 entro il 7 giugno 2031 (articolo 9 della Direttiva). Se lavori in HR o in direzione del personale, questa guida ti dice cos'è la certificazione UNI/PdR 125, come si ottiene passo per passo, quanto vale davvero e quale parte del lavoro riguarda la formazione delle donne che hai già in azienda. L'ho scritta per chi deve portare il tema al CFO con numeri in mano, non per chi cerca un principio.

La certificazione della parità di genere è un'attestazione, rilasciata da un organismo accreditato, che l'azienda ha adottato misure concrete per ridurre il divario di genere ed è in grado di documentarle. Il riferimento è la prassi UNI/PdR 125:2022, che definisce gli indicatori su cui l'azienda viene valutata in sei aree: cultura e strategia, governance, processi HR, opportunità di crescita ed equità retributiva, tutela della genitorialità e conciliazione, prevenzione di abusi e molestie. Ogni area ha un peso e una soglia: per ottenere la certificazione serve un punteggio complessivo minimo, e per mantenerla serve una verifica annuale.

Il punto che cambia tutto per chi la gestisce: l'audit non valuta intenzioni, valuta evidenze. Una politica scritta, un dato disaggregato per genere, un percorso di sviluppo con un prima e un dopo. Ciò che non è documentato, per la prassi non esiste.

1. La fotografia. Si parte dai dati veri sulle sei aree: quante donne, a che livello, con che retribuzione rispetto ai colleghi a parità di ruolo, con quali percorsi di crescita, con quali rientri dai congedi. È il passo che decide tutto il resto e quello che nessuno vuole fare, perché mostra i numeri.
2. Il piano. Per ogni indicatore sotto soglia, un'azione, un responsabile, una data e un budget. Non «promuovere una cultura inclusiva», ma «entro marzo, criteri di promozione scritti e comunicati a tutti i responsabili».
3. Il sistema di gestione. Chi raccoglie i dati, chi li legge, ogni quanto, con quali strumenti. La prassi chiede un sistema che continui a funzionare dopo l'audit, perché la certificazione si conferma ogni anno.
4. La formazione che entra nel fascicolo. Gli indicatori sulle persone, crescita, retribuzione, clima, non si chiudono con un documento: si chiudono se le donne che avete in azienda salgono davvero. Servono percorsi con obiettivi, output scritti e verifiche a 30 e 90 giorni, riferiti a persone identificate. Ne parlo nel blocco dedicato più avanti.
5. L'audit. Con un organismo di certificazione accreditato. Se i quattro passi precedenti sono fatti, è una verifica. Se non lo sono, è una bocciatura costosa: conviene sapere prima a che punto si è.

Chi vi accompagna nei passi 1, 2, 3 e 5 fa consulenza sulla certificazione: nel mio gruppo se ne occupa HERvolution. Il passo 4 è il mio lavoro.

Il costo ha tre voci: la consulenza per costruire il sistema, l'organismo di certificazione per l'audit e le azioni del piano, formazione compresa. Dipende dalla dimensione dell'azienda e da quanto è lontana dalle soglie: un preventivo serio arriva dopo la fotografia, non prima.

Il valore è scritto nella legge 162/2021: un esonero contributivo fino all'1% dei contributi previdenziali a carico del datore di lavoro, nel limite di 50.000 euro l'anno per azienda, e un punteggio premiale nei bandi pubblici e nelle gare che lo prevedono. A questo si aggiunge quello che non sta in una tabella: la capacità di trattenere il talento femminile nelle prime e seconde linee, che è il costo nascosto di ogni azienda in cui le donne entrano e non salgono. In Italia le donne occupano il 27,9% delle posizioni manageriali, contro il 35,2% della media europea (Eurostat, 2024).

La Direttiva UE 2023/970 va nella stessa direzione della prassi 125, ma è un obbligo, non una scelta. Per le aziende con più di 100 dipendenti introduce quattro cose: la fascia retributiva negli annunci e il divieto di chiedere ai candidati la retribuzione precedente; il diritto dei dipendenti a conoscere i livelli retributivi medi per genere a parità di lavoro; il reporting periodico sul divario retributivo, con una valutazione congiunta obbligatoria se il divario supera il 5% senza giustificazione oggettiva; l'inversione dell'onere della prova nei contenziosi. Per chi ha almeno 150 lavoratori il primo reporting riguarda i dati 2026: quello che documentate quest'anno è quello che rendiconterete.

Chi ha già fatto la fotografia della prassi 125 ha in mano la metà del lavoro per la Direttiva. Chi non l'ha fatta si troverà a farla per obbligo, con meno tempo. Sulla Direttiva, il percorso di adeguamento in sei mesi lo segue HERvolution.

La Direttiva e la prassi misurano divari: retributivi, di carriera, di rappresentanza. I divari si chiudono lavorando su due piani insieme: i processi aziendali e le competenze delle persone. Le ricerche di Linda Babcock e Sara Laschever sulla negoziazione e il lavoro di Iris Bohnet in What Works mostrano che i soli interventi sui processi producono risultati parziali se non c'è un investimento parallelo sulle competenze strategiche delle donne: negoziare, comunicare con assertività, legittimarsi nelle stanze in cui si decide.

Per un HR questo significa che il budget per la certificazione e quello per la formazione delle donne manager non sono due voci separate: sono due componenti dello stesso investimento, e la seconda produce evidenze per la prima.

Un percorso strutturato come IO SONO, CRESCO E BRILLO si mappa in modo diretto sugli indicatori della prassi: percorsi di crescita per le donne in azienda (opportunità di crescita), competenze di negoziazione applicate al contesto retributivo (equità retributiva), lavoro sulla sindrome dell'impostore e sull'autosvalutazione (cultura e clima), costruzione di capitale relazionale interno ed esterno (rappresentanza e mobilità verticale).

Perché faccia punteggio e non solo presenza, tre condizioni: un output scritto per ogni partecipante, non un attestato; una misura a 30 e 90 giorni letta dall'HR; il collegamento esplicito tra il percorso e l'indicatore, scritto nel piano. Programmi con un prima e un dopo misurati, riferimenti scientifici tracciabili e una conduttrice con esperienza d'impresa producono documentazione più solida in audit. Il percorso può inoltre entrare in un piano di formazione finanziata tramite i fondi interprofessionali, con Effetto Formazione, del mio gruppo, come ente erogatore accreditato.

Il lavoro sulla sindrome dell'impostore è uno dei pezzi che l'audit non vede e che pesano di più sulla pipeline: cosa può fare l'HR, con i segnali da leggere nei numeri.